Di Balik Tirai: Refleksi Setahun Operasional SIDIGI P3E Jawa

Setelah melalui rentang waktu selama satu tahun, awal tahun 2024 ini memberi saya kesempatan memfokuskan pandangan pada karya aktualisasi CPNS saya. Karya itu ialah SIDIGI P3E Jawa, yang merupakan singkatan dari “Sistem Informasi Diseminasi Hasil dan Informasi Geospasial Pusat Pengendalian Pembangunan Ekoregion Jawa”. Sebagai developer dari website sederhana tersebut, saya ingin untuk berbagi refleksi tentang apa yang telah terjadi di balik tirai.

Start with WHY?

SIDIGI P3E Jawa dikembangkan berawal dari sebuah tugas Aktualisasi CPNS. Saya mendapatkan tugas untuk menyelesaikan suatu permasalahan yang terkait dengan tugas dan fungsi Jabatan saya sebagai surveyor pemetaan di Satuan Kerja yang harus diselesaikan dalam rentang waktu tertentu. Latar belakang mengapa saya memilih membangun website sederhana SIDIGI P3E Jawa ialah dalam era digital seperti saat ini, website telah menjadi perangkat penting yang digunakan oleh berbagai instansi, baik pemerintah maupun swasta, untuk memperkenalkan diri mereka kepada publik. Website tidak hanya berfungsi sebagai tempat untuk memperkenalkan profil dan misi instansi, namun juga sebagai tempat untuk membagikan informasi terkait luaran atau hasil kerja yang dihasilkan oleh suatu instansi.

Pentingnya website semacam ini dapat dilihat dari beberapa aspek berikut:

1. Transparansi: Website yang menyajikan informasi luaran instansi yang menunjukkan keterbukaan informasi dan transparansi dari instansi tersebut. Masyarakat dapat melihat secara langsung apa yang telah dan sedang dilakukan oleh instansi, sehingga dapat meningkatkan kepercayaan publik kepada instansi tersebut.
2. Akuntabilitas: Website ini juga dapat menjadi alat untuk memantau dan mengukur kinerja suatu instansi. Dengan melihat luaran yang dihasilkan, publik bisa menilai sejauh mana efektivitas dan efisiensi kerja instansi tersebut.
3. Informasi: Website ini memberikan akses informasi yang mudah dan cepat kepada masyarakat tentang apa yang dilakukan oleh instansi tersebut. Dengan demikian, website ini dapat menjadi sumber informasi yang valid dan memiliki kredibilitas tinggi.
4. Hemat Biaya: Publikasi secara online dapat bisa mengurangi biaya yang dihabiskan untuk mencetak laporan, akses secara digital juga lebih memungkinkan Instansi untuk menjangkau pengguna di luar mainstream dengan potensi cakupan audiens yang lebih luas.

Gagasan ini sejalan dengan tugas dan peran ASN sebagai pelaksana kebijakan publik untuk mewujudkan Smart Governance di lingkungan Kementerian LHK khususnya instansi P3E Jawa. Pembuatan sistem informasi ini diharapkan dapat menjadi wadah untuk menyebarluaskan data dan informasi terutama informasi geospasial yang sangat terkait erat dengan jabatan fungsional saya. Digitalisasi laporan dan informasi geospasial ini mendukung transformasi digital di instansi dengan memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung proses kerja yang lebih efektif dan efisien.

There’s nothing new under the sun, only optimization

Digitalisasi bukan merupakan hal yang baru, trend digitalisasi di Indonesia sudah berlangsung setidaknya sejak tahun 2011, ketika akses terhadap smartphone dan koneksi 4G marak. Kehadiran SIDIGI P3E Jawa juga bukanlah hal baru, SIDIGI P3E Jawa merupakan penyempurnaan dari pendahulunya yaitu SIDITA (Sistem Inventarisasi Data Informasi Daya Tampung Lingkungan Hidup). Mengapa mengikuti jejak SIDITA dengan menyempurnakannya? Saya menggunakan prinsip ATM (Amati, Tiru, Modifikasi), sebab dulunya SIDITA juga merupakan hasil aktualisasi CPNS dan meraih hasil sebagai Aktualisasi terbaik. Jadi lebih baik menyempurnakan hasil yang sudah proven. Selain itu secara teknis, dasar fondasi antara SIDIGI dan SIDITA masih sama, yaitu website statis sederhana dengan basis google sites.

Modifikasi dan penyempurnaan yang muncul di SIDIGI P3E Jawa antara lain adalah:

1. Penyederhanaan Protokol Pengunduhan Dokumen, Protokol pengunduhan dokumen di sistem sebelumnya menuntut pengguna untuk menunggu approval dari admin, hal ini untuk kepentingan pendokumentasian dan disiplin data. Pengguna data/dokumen harus mengisi form yang berisi permintaan identitias dll, namun dengan kebutuhan akses pengguna yang cenderung ingin segalanya cepat membuat protokol ini dapat membuat pengguna yang ingin anonimitasnya terjaga mundur. Evaluasi ini diperbaiki di SIDIGI dengan memasang counter sederhana sehingga jumlah pengguna yang mengakses file bisa diketahui tanpa harus melakukan pengisian form, tentu dengan informasi yang lebih sederhana yaitu dalam bentuk berapa IP Address unik yang melakukan pengunduhan dokumen.
2. Tampilan yang lebih interaktif, salah satu keuntungan SIDIGI sebagai penyempurna dari sistem sebelumnya adalah fitur interaktif. Fitur ini sebelumnya belum muncul karena saat itu Google Sites masih sangat sederhana, sehingga dapat dieksplorasi lebih dalam di SIDIGI. Fitur embed code baru tersedia beberapa saat ketika SIDIGI akan dibuat. Embed code adalah fitur pada Google Sites yang memungkinkan pengguna untuk menyisipkan konten dari luar, seperti video, gambar, map, aplikasi, dan lainnya, ke dalam situs web. Dengan fitur ini, pengguna dapat dengan mudah menambahkan konten interaktif seperti video YouTube, kalender Google, form Google, presentasi Slide, dokumen Google Docs dan banyak lagi. Caranya pun cukup mudah yaitu dengan menyalin dan menyisipkan kode embed dari sumber ke dalam Google Sites. Alhasil, ibarat seorang pelukis yang dahulu canvas dan cat warna terbatas kini canvasnya lebih besar dan pilihan cat warnanya lebih banyak.
3. Geospasial adalah hype yang masih booming di dunia data. Ketika data berbentuk tabular sudah melimpah, keberadaan data dalam bentuk spasial masih sangat jarang, disisi lain Perspektif spasial memberikan kemudahan dalam analisis maupun pengambilan keputusan yang tidak dipunyai oleh cara penyajian informasi mainstream lainnya.
   
   

How It’s Made

Prepare and Plan

Produk yang baik dimulai dari perencanaan yang baik. Sebagai upaya untuk menciptakan produk yang berguna, maka jalan yang paling singkat adalah dengan bertanya kepada Stakeholder terkait. Stakeholder memiliki kepentingan langsung dalam kegiatan ini, sehingga dengan bertanya kepada mereka mengenai kebutuhan dan harapan akan kehadiran website yang akan dibangun sangat membantu menyusun rencana aksi yang lebih efektif dan realistis.

Melibatkan stakeholder sejak perencanaan menjadi sangat membantu ketika Stakeholder kemudian juga dapat berkontribusi sumber daya, baik itu dalam bentuk pendanaan, tenaga kerja, atau sumber daya lainnya yang dapat memungkinkan pelaksanaan kegiatan lebih efisien dan efektif.

Hasil dari konsultasi dengan Stakeholder adalah pointer isi/konten apa saja yang harus ada dalam website. Adapun dukungan yang muncul dari pelibatan stakholder adalah dukungan sumber daya untuk melakukan inventarisasi data dan informasi. Hal ini berarti beberapa rencana aksi dapat dipangkas waktu pengerjaannya.

Design and Develop

Proses desain website dimulai dengan penciptaan wireframe – sebuah representasi sederhana yang menunjukkan kerangka dasar dari setiap halaman. Wireframe ini memfokuskan pada penempatan dan prioritas konten, navigasi utama, serta fungsi-fungsi esensial, dan memberikan panduan awal sebelum detil visual ditambahkan.

Membuat wireframe merupakan langkah awal yang penting dalam proses desain dan pengembangan website atau aplikasi karena alasan-alasan berikut:

1. Struktur Konten: Wireframe membantu dalam merencanakan struktur konten dan mengatur informasi yang penting sehingga pengguna dapat dengan mudah memahami dan berinteraksi dengan situs atau aplikasi.
2. Prioritas Fitur: Membantu menentukan fitur apa yang paling penting untuk dibuat lebih dahulu dan bagaimana elemen-elemen tersebut akan ditampilkan pada tampilan antarmuka pengguna.
3. Navigasi: Wireframe digunakan untuk merancang sistem navigasi yang intuitif sehingga pengguna dapat berpindah dari satu halaman ke halaman lain tanpa kebingungan.
4. Visi dan Diskusi Desain: Wireframe dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara pembuat dan pemangku kepentingan lainnya untuk menjamin semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan dan fungsi produk serta sebagai bahan untuk berdiskusi mengenai bagaimana produk akan berjalan.
5. Efisien Waktu dan Biaya: Dengan membuat wireframe, masalah desain dapat diidentifikasi dan diperbaiki sebelum memasuki fase pengembangan, sehingga menghemat waktu dan biaya dalam proses revisi.

Setelah Wireframe disetujui, maka langkah selanjutnya adalah Implementasi Desain pada Wireframe, untuk konsistensi dan keteraturan maka dilakukan pemilihan palet warna dan tipografi. Pemilihan palet warna dan font yang matang mampu menghasilkan desain website yang tidak hanya indah dipandang, namun juga fungsional. Pemilihan palet warna dan font sangat mempertimbangkan keterbacaan. Keterbacaan yang baik penting untuk aksesibilitas, membantu pengguna memahami informasi dengan lebih cepat dan lebih efisien, selain itu juga mengurangi risiko salah paham atau interpretasi yang salah.

Tahapan Pengembangan website untuk front-end dan back-end semua dihandle oleh Google Sites, sehingga tanpa pengetahuan mendalam mengenai coding pengembangan dapat dilakukan. Tentunya pengembangan website dengan bergantung pada front-end dan back-end yang dikembangkan oleh pihak ketiga akan minim fleksibilitas namun dari sisi kecepatan hal ini dapat tertutupi. Sehingga trade-off ini dirasa tidak mengganggu progress pengembangan website. Pengintegrasian dengan memanfaatkan aplikasi yang kemudian di masukkan ke dalam google sites juga mempermudah dan mempercepat workflow.

Pengisian konten dan pembuatan laman merupakan proses yang memakan waktu paling lama. Meskipun sudah terbantu dengan Google Sites, dimana saya tinggal melakukan drag & drop panel-panel yang diperlukan sesuai dengan desain wireframe. Konten yang ada dalam laman tetap perlu penyesuaian agar dapat tampil dengan baik. Faktor utama lainnya adalah keterbatasan Google Sites dimana semua laman yang dibuat merupakan laman statis, sehingga agar tampil seamless perlu dihubungkan secara manual.

Pengembangan laman yang paling banyak memakan waktu adalah tampilan webmap. Penyajian data geospasial disajikan secara dinamis multi-skala sehingga dilakukan perbesaran atau pengecilan tampilan ada penambahan atau pengurangan informasi menyesuaikan dengan tampilan. Hal ini berarti saya harus membuat informasi bertingkat. Sebab informasi dinamis sejatinya adalah kumpulan informasi statis.

Desain Responsif

Perlu iterasi berkali-kali dalam pembuatan laman untuk menemukan pola yang pas. Hal ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan desain yang responsif. Desain responsif menyesuaikan tampilan konten website agar sesuai dengan ukuran layar yang berbeda, sehingga menghasilkan pengalaman pengguna yang lebih baik. Statistik menunjukkan bahwa jumlah pengguna yang mengakses internet melalui perangkat mobile (smartphone dan tablet) terus meningkat, sering melebihi penggunaan desktop. Jika website tidak dioptimalkan untuk mobile, pengguna akan mengalami kesulitan dalam mengakses informasi. Mempertimbangkan aspek responsif pada perangkat mobile berarti merancang website dengan pendekatan “mobile-first” atau memastikan bahwa desain “desktop” yang ada diadaptasi untuk tampilan di perangkat mobile.

Pengujian dan Penyempurnaan

Setelah proses pembuatan website selesai, tahap pengujian dan penyempurnaan menjadi langkah esensial selanjutnya. Saya dulu pernah ikut ekstrakurikuler Teater saat sekolah dan Mahasiswa, saya rasa membangun sebuah website serupa dengan menyajikan sebuah pertunjukan—anda tidak ingin mengundang penonton ke sebuah panggung besar sebelum melakukan gladi terlebih dahulu. Dalam tahap ini, website perlu disajikan kepada audiens yang lebih kecil, seringkali melalui sesi pengujian atau soft launch, untuk mengevaluasi fungsionalitas, desain, dan tampilan di lingkungan produksi yang sebenarnya.

Sesi pengujian ini bertujuan untuk mengidentifikasi bug atau masalah yang mungkin tidak terdeteksi selama fase pengembangan. Data dari analytics web dan juga feedback melalui form yang disediakan dapat memberikan insight tentang bagaimana pengguna berinteraksi dengan situs, memberikan petunjuk apa yang perlu ditingkatkan.

Hasil penyempurnaan antara lain adalah perbaikan terkait aksesibilitas, seperti penyesuaian kontras warna, label yang semantik, navigasi yang bisa diakses melalui keyboard, dan lainnya untuk memastikan situs mudah diakses oleh pengguna. Serta melakukan pembaharuan dan menyesuaikan konten website agar lebih relevan dan berguna bagi pengguna, termasuk memastikan informasi yang update dan akurat.

Reflections

SIDIGI-P3E Jawa telah beroperasi selama satu tahun. Selama itu pula dilakukan pemantauan terhadap pengunjung situs secara anonim. Tercatat sebanyak 940 pengguna telah mengakses SIDIGI-P3E Jawa sepanjang tahun 2023. Data yang lebih mendalam menunjukkan separuh pengunjung berasal dari Organic Search atau pengunjung yang datang ke website karena mencari informasi dengan keyword terkait melalui mesin pencari. Hal ini tentunya merupakan indikator bahwa upaya kami untuk menyediakan data dan informasi dari satuan kerja berhasil menjangkau audiens yang tepat.

Pengalaman membangun Website sederhana melalui Google Sites membuat saya menemukan kelebihan dan kekurangan dari Sistem ini. Skalabilitas menjadi batasan untuk Google Sites. Dengan jumlah laman yang sedikit tentu Google Sites sangat membantu. Namun ketika harus scale-up ke ribuan laman, saya rasa itu sulit dilakukan. Pembelajaran dari penggunaan Google Sites telah memberikan dasar yang kuat untuk memahami apa yang diperlukan dari sebuah website ketika berkembang. Pengalaman ini telah menjadi batu loncatan yang berguna, di mana memahami keterbatasan adalah langkah pertama untuk mengatasi dan melampauinya.

Setelah pengembangan SIDIGI-P3E Jawa, saya memutuskan untuk membuat website pribadi dengan sistem yang berbeda. Saya ingin mengeksplorasi platform yang mampu menangani kompleksitas yang lebih besar, karena itulah saya mengembangkan website pribadi ini dengan platform wordpress.

Sampai jumpa di petualangan berikutnya—rahasia tersembunyi, pembelajaran baru, dan inspirasi yang tak pernah berakhir telah menanti!

___________________________________________________________________________________
Di Balik Tirai terinspirasi dari "Di Balik Tirai Aroma Karsa" karya Dee Lestari dan konten Behind The Scene yang ada pada film/tv series. Tujuannya adalah berbagi proses, tantangan, serta pertimbangan teknis maupun non teknis yang mempengaruhi output/produk/karya yang saya hasilkan.